Processus de facturation

Une fois votre mois de travail accompli, OCUS vous envoie une facture reprenant tous vos reportages validés. Vous avez besoin de valider cette facture pour déclencher votre futur paiement. Voici comment tout cela se passe :) 

1- Dates à retenir

Avant de commencer le processus de facturation, nous vous invitons à vérifier que vous ayez bien ajouté vos informations de paiement dans votre tableau de bord, dans l’espace “Facture et paiements”. Des données de paiement incorrectes ou l’absence de celles-ci = paiement retardé !

• Appel à facture: entre le 1er et le 5 de chaque mois, l’appel à facture est lancé ! Vous recevrez un mail pour vous en informer.
  Rendez-vous dans l’espace “Facturation” de votre compte OCUS pour vérifier et valider votre facture. Ou si vous n’êtes pas d’accord avec le montant indiqué : faites une réclamation en bas de la page. Si vous avez fait une réclamation, veuillez vous référer au point 5.
  
  

• Pour recevoir votre paiement le plus rapidement possible, nous vous conseillons de valider votre facture le plus tôt possible. Puis, nous effectuons trois vagues de paiement par mois: le 6, le 16 et le 26.

Si vous validez votre facture entre le 1er et le 5 (sans réclamation OU réclamation déjà résolue), votre paiement sera déclenché le 6.

Si vous validez votre facture entre le 6 et le 15 (sans réclamation OU avec réclamation déjà résolue), votre paiement sera déclenché le 16, 

Si vous validez votre facture entre le 16 et le 25 (sans réclamation OU avec réclamation déjà résolue), votre paiement sera déclenché le 26.

/!\ En fonction de votre banque ou de votre pays, vous pouvez recevoir votre paiement 2 à 7 jours ouvrables après l'envoi du paiement. Nous vous invitons à vous renseigner auprès de votre banque pour plus d'informations. /!\

Comment puis-je être sûr que ma facture est validée ? Votre facture est validée et prête à être payée si le statut indiqué est "A PAYER". Tout autre statut nécessite l'intervention de l'équipe OCUS ou la vôtre.

Notez que si vous validez votre facture après le 25, votre paiement sera envoyé le 6 du mois suivant. 

Notez que si le 6, le 16 ou le 26 est un jour de week-end ou un jour férié, le paiement est envoyé le jour ouvrable suivant.

2- Types de factures

Vous pouvez choisir soit : 

- d’avoir votre facture générée automatiquement par OCUS ou,

- soumettre votre propre facture

Pour modifier cette option, vous pouvez vous rendre dans les paramètres de votre profil, dans la section "Facturation et paiement" (cette section vous permet également de modifier votre méthode et vos informations de paiement). Ensuite, tout en bas de la page, vous pouvez modifier le type de facturation.

3- Informations pour votre propre facture

Si vous souhaitez soumettre votre propre facture, vous devez respecter la législation française en la matière. Cela signifie que certaines informations doivent y figurer pour que notre équipe de comptabilité puisse l'approuver. En voici la liste :

• Le numéro de la facture et la date
• Vos informations personnelles : nom, adresse, numéro d'identification fiscale ou numéro de TVA si cela est nécessaire pour la comptabilité dans votre pays.
• Informations OCUS : notre adresse (86-90 Rue Notre Dame de Nazareth, 75003 Paris), notre numéro SIRET (81837174200045) et notre numéro de TVA (FR 36 818371742).
• Détail des missions : le numéro de référence, le nom, la date de validation, le prix unitaire, les différents frais (kilométriques ou d'annulation/de report), le total du mois sans TVA (ou avec TVA si applicable).
  
  4- Comment soumettre votre facture ?

Pour vous aider à soumettre votre propre facture ou la nôtre, vous pouvez suivre cette vidéo :

5- Je pense qu’il y a une erreur sur ma facture

Si quelque chose vous semble incorrect sur votre facture, vous pouvez créer une réclamation. Notre équipe l'examinera, la validera ou l'invalidera dans un délai de quatre jours maximum. Veuillez vérifier fréquemment le statut de votre facture pour voir notre réponse.

Processus : 

• Si vous n'êtes pas d'accord avec votre facture, vous devez faire une réclamation au bas de la page de la facture, l'équipe financière la traitera dans les meilleurs délais. Le fait de nous contacter via le centre d'aide n'accélérera pas le traitement de la réclamation.
• Lorsque vous écrivez votre réclamation, veuillez nous fournir le plus de précisions possibles (ID de reportages/noms). Ne mettez pas de capture d’écran dans la réclamation (sinon vous devrez créer votre propre facture). Si aucune précision n’est apportée, l’équipe peut directement refuser la réclamation et vous devez la recommencer.
• Sous un délai de 4 jours une mise à jour vous sera apportée :
• Validation de votre réclamation: votre facture a été validée et passe directement au statut “A PAYER”. Tout est bon ! :) 
• Refus de votre réclamation : votre facture n’est pas validée, l’équipe vous a fourni une réponse. Puis, soit vous validez votre facture, soit vous pouvez faire une seconde réclamation si vous n’êtes toujours pas d’accord et nous fournir d’autres détails. 

Voici les questions et réclamations les plus fréquentes :
- Un reportage est manquant sur ma facture : votre facture n’inclut que les reportages qui ont été validés par OCUS et envoyés au client entre le 1er et le dernier jour du mois passé.  La date de rendez-vous n’est pas la date de validation.

- Une compensation est manquante : les compensations pour annulation et report sont créditées sur votre facture s’ils ont été ajoutés durant le mois précédent. Si une est manquante, vous pourrez nous en faire part dans une réclamation en n’oubliant pas d’inclure l’ID ou le nom de la mission.

- Puis-je inclure la TVA sur ma facture ? Seulement certains créateurs d’images français peuvent ajouter la TVA selon leur statut professionnel. Les créateurs d’images des autres pays ne peuvent pas l’inclure.

- Est-ce que vous incluez les taxes et impôts sur la facture? Nous ne prélevons aucune taxe, ni impôt sur le montant indiqué de la facture. Le montant inscrit est le montant qui est envoyé par OCUS.

6- Autres conseils et points à retenir

Monnaie: vous recevez le paiement dans la monnaie indiquée dans les informations de paiement que vous avez fourni à OCUS dans votre compte.

Reshoot: si un reportage a fait l’objet d’un reshoot, c’est la seconde date de validation qui sera prise en compte. Par exemple : si une séance a été validée le 15 du mois par OCUS, puis que le client refuse les médias et qu’un reshoot est nécessaire, c’est la date de validation du reshoot qui sera prise en compte. Cela même si le reshoot a lieu le mois d’après.

Un autre problème ou une question ? N’hésitez pas à nous contacter via le widget (Bouton “Contactez-nous” en bas à droite de cette page)