Processus de facturation

OCUS récapitule mensuellement vos reportages terminés au sein d’une facture que vous devrez valider pour pouvoir recevoir votre paiement. Cet article détaille les étapes à suivre et les options qui s’offrent à vous dans le cadre de ce processus.

Cliquez sur les titres afin d’accéder à chaque section :

  1. Validation de la facture
  2. Choix du modèle de facture
  3. Création de votre propre facture 
  4. Envoi de la facture
  5. Procédure en cas d’erreur

Foire aux questions

Avant d’entamer le processus de facturation, vérifiez que vous avez indiqué vos informations bancaires complètes dans l’espace “Facture et paiement” de votre tableau de bord.

Si ces informations sont incorrectes ou incomplètes, OCUS ne peut vous garantir des paiements dans les temps. 

 

1. Validation de la facture

Appel à facture : entre le 1er et le 5 de chaque mois, OCUS lance l’appel à facture. Vous recevrez un mail pour vous en informer. 

  • Rendez-vous dans l’espace “Facturation” de votre compte OCUS pour valider votre facture. 
  • En cas de désaccord quant au montant indiqué, faites une réclamation en bas de la page. Veuillez vous référer au point 5 détaillant la procédure à suivre. 

Pour recevoir votre paiement le plus rapidement possible, pensez à valider votre facture le plus tôt possible. Cette étape permet de déclencher automatiquement le processus de paiement via notre plateforme de paiement Payoneer. Votre paiement sera effectué dans la monnaie indiquée dans vos informations de paiement de votre compte OCUS. 

Votre facture est validée et prête à être payée dès lors que son statut indique "TO PAY". Tout autre statut nécessite l'intervention de l'équipe OCUS ou la vôtre.

Remarque : si votre facture est validée pendant le week-end ou un jour férié, le paiement est envoyé le jour ouvrable qui suit.

 

2. Choix du modèle de facture

Vous pouvez, au choix

  • permettre à OCUS de générer automatiquement votre facture ou
  • soumettre votre propre facture.

Modifiez cette option en accédant au bas de la section "Facturation et paiement", dans les paramètres de votre profil. Cette section vous permet également de modifier vos modalités et vos informations de paiement.

 

3. Création de votre propre facture 

Si vous soumettez votre propre facture, vous devez y faire figurer les informations suivantes afin de respecter la législation française en matière de comptabilité et pour que notre équipe comptabilité la valide :

  • le numéro et la date de la facture 
  • vos informations personnelles : nom, adresse, numéro d'identification fiscale ou numéro de TVA si nécessaire selon vos règles locales de comptabilité.

Remarque : Si vous résidez en France et que vous êtes assujetti à la TVA, veuillez le mentionner sur votre profil pour que l’information apparaisse sur vos factures. Selon l'Article 259-1 du Code général des impôts, les personnes ne résidant pas en France ne peuvent inclure la TVA sur leurs factures.

  • Informations identifiant OCUS : notre adresse (86-90 Rue Notre Dame de Nazareth, 75003 Paris), notre numéro SIRET (81837174200045) et notre numéro de TVA (FR 36 818371742).
  • Détail des reportages : le numéro de référence, le nom, la date de validation, le prix unitaire, les différents frais (kilométriques ou d'annulation/de report), le total du mois sans TVA (ou avec TVA le cas échéant).

 

4. Envoi de la facture

Voici les 3 étapes à suivre afin de soumettre votre facture : 

Etape 1 : Vérifier votre liste de factures 

  • Aller dans l’onglet “Facturation” 
  • Cliquer sur la dernière facture (STATUT : READY) Pensez bien à naviguer dans la liste du haut vers le bas

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Etape 2 : Vérifier les informations

  • Vérifier que les informations présentes sur la factures sont correctes : Reportages, montants, défraiements, taxe…

Etape 3 : Valider la facture

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NB : Veuillez ne PAS ajouter de commentaire s' il n’y a aucune erreur dans votre facture. En ajoutant un commentaire, le processus de validation de cette dernière sera ralenti.

En validant votre facture le statut de celle-ci deviendra “PAIEMENT EN COURS”

 

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NB : Si il y a un problème avec le paiement de votre facture, ce dernier s'affichera sous la forme du statut “ERREUR DE PAIEMENT”

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5. Procédure en cas d’erreur

Si vous pensez qu’une erreur s’est glissée sur votre facture, vous pouvez nous adresser une réclamation. Notre équipe l'examinera, la validera ou l'invalidera dans un délai de quatre jours. Veuillez vérifier régulièrement le statut de votre facture pour suivre notre réponse.

Nous ne pouvons malheureusement pas accélérer le traitement de votre réclamation même si vous nous contactez via notre Centre d’aide.

Pour déposer une réclamation :

  1. Cliquez sur le bouton “Quelque chose ne va pas ?” au pied de la page de facturation.
  2. Décrivez votre problème en donnant autant de détails que possible, sans oublier les n° et noms des reportages. N’incluez pas de capture d’écran au risque d’empêcher notre équipe de traiter votre réclamation.
  3. Vous recevrez un retour de notre part sous quatre jours : 
    • Si votre réclamation est validée, le statut de votre facture sera mis à jour et indiquera "TO PAY". Tout est bon ! 
    • En cas de refus, nous vous ferons parvenir une réponse. Vous pourrez au choix valider votre facture ou faire une seconde réclamation plus détaillée si vous n’êtes toujours pas d’accord. 

Foire aux questions

Voici les questions et réclamations les plus fréquentes au sujet de la facturation :

Il manque un reportage : votre facture n’inclut que les reportages validés par OCUS et envoyés au client entre le premier et le dernier jour du mois écoulé. La date de rendez-vous peut donc différer de la date de validation. 

Il manque des frais : les frais de compensations pour annulation et report sont indiqués sur votre facture s’ils ont été appliqués le mois précédent. En cas d’erreur, vous pourrez nous faire parvenir une réclamation au moment de l’appel à facture (voir instructions ci-dessus). Assurez-vous de rappeler le n° ou le nom du reportage.

Puis-je inclure la TVA ? Seuls certains créateurs d’images français peuvent ajouter la TVA à leur facture, selon leur statut professionnel. Les créateurs d’images résidant dans d’autres pays ne peuvent pas l’inclure. 

Les taxes sont-elles incluses ? Nous ne prélevons aucune taxe, ni impôt sur le montant indiqué de la facture. Le montant inscrit sur la facture est le montant qui vous parviendra.

Comment un reshoot est-il pris en compte ? Si un reportage a nécessité de faire un reshoot, la seconde date de validation, et non la première, sera prise en compte, quand bien  même les deux dates n’appartiennent pas au même mois.

Pour tout renseignement ou toute question supplémentaire, n'hésitez pas à nous contacter.

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